“SAP Activate”, la innovadora metodología de S/4HANA

La idea de este artículo es acontar un poco de SAP Activate, por experiencia personal y brindar más información sobre este tema de metodologías .

Con la llegada del nuevo SAP, se presentó también la sucesión de la metodología ASAP: SAP Activate. Los beneficios que aporta S/4HANA, con toda la potencia analítica que trae consigo SAP HANA, son una realidad fuera de dudas.

La nueva metodología para S/4HANA, “Activate”, es un cambio profundo en la forma de implementar SAP, no solo se ha renovado su principal línea de productos, sino que también se han redefinido los procesos de implementación y adopción, que basándose en metodología Ágil del tipo SCRUM o Design Thinking, ayude a construir una solución que cumpla con los requerimientos, ofreciendo la mejor oportunidad de éxito a la hora de adoptar la solución y aportando claros beneficios desde el principio. Es decir, un nuevo marco de trabajo con una combinación única de las mejores prácticas, metodologías y configuraciones para mejorar el proceso de implantación:

• Se refuerza el uso de las Mejores Prácticas proponiendo realizar un “gap analysis” sobre un sistema demo y no sobre el papel. Para ello S/4HANA tiene incorporados modelos con juegos de datos ya preparados, para hacer una demo completa de los procesos “end to end”.

• Se simplifican las fases y la documentación necesarias, dando más peso al sistema en sí y a que el usuario pueda ver producto cuánto antes en un proyecto.

• Se introducen aceleradores nuevos, propios de SCRUM como el “Product backlog”.

Como se Implementan las fases en SAP con SAP Activate

• Explorar – en un cliente separado con datos demo

• Presentación, Realización y Cambios – en un mandante de desarrollo donde se definen la configuración definitiva, se prueban y se transporta a QAS y PRD

• Aplicación Manage your Solution

Como implementar una fase en el sistema

Para activar una de las fases en nuestro sistema es necesario asignar una variante en este de la siguiente forma:

Transaccion: /N/FTI/SET_IMPL_PHASE

Dependiendo la fase se asigna al sistema y se guarda.

EXPLORAR: Esta fase permite explorar las posibilidades de la solución sap basado en datos demo por esta razón es requerido en un mandante separado del sistema de desarrollo ya que otras fases son realizadas el mismo cliente.

PRESENTAR: esta fase permite realizar actividades de pre-activaciones (significa que las configuraciones y datos no serán escritos en el proceso de activación. Configuraciones básicas específicas de la compañía como unidades y claves organizacionales, son solo editables antes de activación).

REALIZAR: esta fase permite configurar la entera solución y esta lista a ser probada (QAS) para ser usada en ambientes productivos

CAMBIAR: esta fase permite hacer ajustes a lo que será transportado a QAS y productivo.

Todo esto siguiendo el flujo principal y utilizando los best practice como guía.

SAP ACTIVATE es el marco de trabajo creado para las implementaciones de la familia de productos S/4HANA que está diseñado para facilitar la adopción de las innovaciones que se han incorporado. Pensemos en SAP ACTIVATE como el proceso que conduce a una organización a agregar valor adicional al core del negocio y a su entorno apalancado por la suite S/4HANA.

El starting point caracteriza el tipo de proyecto que se ejecutará. Los posibles estados de arranque son:

• Implementación nueva o GreenField:

o Carencia o existencia de un sistema débil, apoyado generalmente con productos de ofimática que complejiza la gestión en todas sus áreas.

• Conversión de SAP ERP a S/4HANA:

o La organización cuenta con SAP ERP y pretende dar un salto para incorporar las posibilidades que brinda S/4HANA.

• Transformación de Landscape:

o Quizás es la situación menos frecuente, en ella se unifican y/o desagregan sociedades. El caso típico es la adquisición o venta de alguna sociedad de un grupo económico, para ello se requiere de un producto adicional: el SAP SLT.

Asi como hay distintos puntos de partida, también tendremos destinos posibles, caracterizados por la mecánica de actualización de versión y el control de los cambios en funcionalidades del sistema. Las opciones de destino son determinadas por el producto que se decida implementar, las posibilidades para nuestros clientes son:

• SAP S/4HANA Cloud Edition:

El sistema queda alojado en el cloud privado de SAP y estará sujeto a actualizaciones obligadas cada tres meses, los updates serán correcciones de código (support packages) y cambios en funcionalidades (enhancenment packages). Esto si bien le permite estar siempre en una versión fresca del sistema impone la necesidad de una política trimestral de pruebas de regresión para evitar que las actualizaciones forzadas dañen la solución que soporta los procesos de su negocio.

• SAP S/4HANA On-Premise Edition:

El sistema quedará alojado sobre un “appliance HANA” en un cloud privado de un proovedor o bien en un cloud público en partneship. En ambos casos la administración es llevada a cabo en modo servicio por el proveedor. Las actualizaciones de versión (support y enhancenment) serán ejecutadas por el proveedor de acuerdo a las políticas propias de cada organización, permitiendo un escenario bastante más controlado y en compatibilidad con las necesidades del negocio, es decir, se posibilita la programación regulada de updates de versión y proyectos de mejoras funcionales, evitando de esta forma daños en el sistema y su impacto en la continuidad operacional del negocio.

Entendido el punto de partida y la modalidad de destino de la suite S/4HANA, revisemos cómo es el proceso que le conduce a su destino escogido. Es aquí donde el framework SAP ACTIVATE le guiará con sus tres pilares basales para la adopción de la nueva Suite4:

• Best practices:

o Las “mejores prácticas” han sido creadas a imagen de los procesos de negocio de las compañías más exitosas del globo y en la distintas industrias. Se materializan en una compañía modelo que opera bajo estos estándares, ayudándolo a evitar excesos de complejidad en la búsqueda de la optimización de su organización. De la misma forma ACTIVATE incorpora mejores prácticas en un tópico fundamental de nuestra época, la integración con el ecosistema y co-partnes de negocio.

• Metodología (time to value → menor TCO)

1. SAP ACTIVATE que es el reemplazante de la antigua metodología ASAP y utiliza métodos “ágiles” que tiene por finalidad hacer entregas de valor más pequeñas, más rápidas y más fáciles de digerir e incorporar a su negocio.

2. Time-to-Value: Proporciona mayor rendimiento financiero expresado en la aceleración de entrega valor al del negocio, por vía de implementaciones rápidas basadas en prototipos, que reducen el TCO (total cost ownership).

• Herramientas:

1. Solution Manager: es el orquestador que le permite almacenar cada iniciativa de mejora del sistema en el componente de documentación y brinda un excelente nivel de control gestión de testing. Regula y comanda la activación de scope ítems y también lleva a cabo la predicción de impactos potenciales que tendría cualquier mejora o corrección en su sistema productivo.

2. Roadmap Viewer: sitio en SAP JAM creado para la comunidad SAP que pone a disposición diversos aceleradores, formas, plantillas, cronogramas y prototipos que facilitarán la implementación de la suite S/4HANA.

Ell proceso conductor de ACTIVATE® en la adopción de S/4HANA se ve así

ETAPAS de una implementación usando SAP ACTIVATE

Si bien existen variantes para los diferentes puntos de partida, ya sea GreenField o Conversión las etapas o fases del ciclo de vida del proyecto son las mismas:

• Discovery: Revisión del valor al negocio que entregará el proyecto, activación de sistemas demo-trial temporales y selección del prototipos.

• Prepare: Instalación de appliance HANA y landscape del proyecto, habilitación de prototipos escogidos, construcción del project charter, ratificación de equipos humanos y Setup del sitio del proyecto.

• Explore: Check experimental y exploratorio de los prototipos en conjunto consultores y key user, identificación de FIT (lo que se usará nativo de los prototipos) y GAP (lo que se construirá adicional al prototipo).

• Realize: Configuración acelerada del alcance FIT, ordenamiento de los GAP por valor al negocio, construcción de GAPs en sprints secuenciales, preparación de herramientas de carga y migración, desarrollo y setup de integraciones, ejecución de pruebas de aceptación.

• Deploy: Onboard del universo de usuarios vía entrenamiento y riguroso plan de cutover de datos maestros, documentos abiertos y saldos.

• Run: sistema inicia operación, soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, monitoreo de disponibilidad y tiempo de respuesta del sistema.

Variante SAP ACTIVATE para conversión de SAP ERP a SAP S/4HANA:

Variante SAP ACTIVATE para nueva implementación GreenField de SAP S/4HANA:

Finalmente para asegurar el éxito de un proyecto hacia la transición hacia S/4HANA con la metodología Activate se recomienda:

• Entrenar al equipo de proyecto e introducir el enfoque ágil de manera temprana.

• Aplicar los principios de agilidad y seguir el proceso y la metodología de manera estándar.

• Enfocar al equipo en las prioridades de negocios y siempre tener al día la priorización del Project Backlog.

• Realizar revisiones y puntos de inspección de manera frecuente con los usuarios de negocios.

• Realizar reuniones retrospectivas con el equipo de proyecto. Siempre hay lecciones aprendidas.

Como se Implementan las fases en SAP con SAP Activate